Déploiement ou migration d'un outil de gestion documentaire (MoReq)
Un outil documentaire en service avec un historique complet et fiable, sans document perdu ni révision écrasée.
En bref
- Résultat
- Un outil documentaire en service avec un historique complet et fiable, sans document perdu ni révision écrasée.
- Idéal pour
- Responsable documentation ou direction d'ingénierie qui change d'outil, consolide plusieurs bases ou numérise un fonds papier en vue du démantèlement.
- Ce que vous obtenez
- Plan de migration par lots, reprise des documents et des métadonnées contrôlée, paramétrage des circuits, documentation d'exploitation, formation des utilisateurs clés.
- Prérequis de votre côté
- Outil cible choisi, fonds existants inventoriés et exportables, règles de métadonnées définies, utilisateurs clés désignés.
- Durée et charge
- 20 à 60 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Consolider trois bases documentaires. Un prestataire issu de fusions a trois outils documentaires sur le thème MoReq. La migration par lots consolide les fonds dans un outil unique, avec contrôle de l'historique des révisions.
Migrer une documentation d'installation est une opération à risque : chaque document perdu ou chaque révision écrasée se paie des années plus tard. Sur ce thème, nous conduisons la migration par lots : inventaire des fonds, règles de correspondance des métadonnées, nettoyage, chargement en environnement de test, contrôle par échantillonnage, bascule et vérification de l'historique.
Le déploiement inclut le paramétrage des circuits de validation et de diffusion, la documentation d'exploitation et la formation des responsables qualité et des administrateurs. Il est conduit avec la sécurité des systèmes d'information de l'exploitant lorsque l'outil touche des données classées, et répond à l'objectif d'assurer la conformité et l'intégrité des documents électroniques dans un environnement réglementé.
Déroulé de la prestation
État des lieux
Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre MoReq.
Plan par lots
Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la sécurité des systèmes d'information de l'exploitant.
Préparation et tests
Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.
Bascule
Mise en service pendant la fenêtre convenue, surveillance renforcée, correction des écarts.
Stabilisation et passation
Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Plan de migration par lots
- Reprise des documents et des métadonnées contrôlée
- Documentation d'exploitation et formation des utilisateurs clés
Format et charge : forfait, 20 à 60 jours. Idéal pour : responsable documentation ou direction d'ingénierie qui change d'outil, consolide plusieurs bases ou numérise un fonds papier en vue du démantèlement. Prérequis de votre côté : outil cible choisi, fonds existants inventoriés et exportables, règles de métadonnées définies, utilisateurs clés désignés.
Cas d'usage
Deux situations représentatives, anonymisées, dans lesquelles cette prestation a du sens. Les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Consolider trois bases documentaires
Un prestataire issu de fusions a trois outils documentaires sur le thème MoReq. La migration par lots consolide les fonds dans un outil unique, avec contrôle de l'historique des révisions.
Numériser un fonds papier
Un exploitant local numérise un fonds sur le thème MoReq en vue du démantèlement. Le déploiement organise la numérisation, les métadonnées et le chargement dans l'outil.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment limitez-vous les risques pendant le déploiement ?
Le déploiement sur le périmètre MoReq est conduit par lots, chacun avec ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la sécurité des systèmes d'information de l'exploitant. Les données sont reprises en environnement de test et contrôlées par échantillonnage avant bascule, puis surveillées de près après la mise en service. La charge indicative est de 20 à 60 jours, au forfait. Aucune intervention n'est planifiée pendant les périodes sensibles de l'installation. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par l'exploitant.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation apprend à utiliser ou à administrer un outil ; le déploiement le met en service avec des données fiables. Sur le thème MoReq, les deux sont liés : le déploiement inclut la formation des administrateurs et des utilisateurs clés, et une formation plus large des équipes peut suivre la mise en service. Nous les planifions dans le même projet, avec le même chef de projet. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par l'exploitant.
Travaillez-vous avec nos outils de gestion documentaire ?
Oui, dans la mesure où vous pouvez nous donner accès à un environnement de formation. La formation MoReq gagne beaucoup à être réalisée sur votre propre outil, avec vos modèles de documents et vos circuits de validation. À défaut, nous travaillons sur des exemples génériques et sur des exports de vos documents. Les règles de gestion documentaire propres au nucléaire, référentiel documentaire de l'exploitant, conservation longue, traçabilité des révisions et préparation du démantèlement, sont intégrées au programme quel que soit l'outil.
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