Conseil en organisation documentaire et en archivage (DITA)
Une organisation documentaire conçue pour la durée de vie de l'installation, pas pour le prochain audit.
En bref
- Résultat
- Une organisation documentaire conçue pour la durée de vie de l'installation, pas pour le prochain audit.
- Idéal pour
- Direction d'ingénierie, responsable documentation ou responsable qualité qui structure, refond ou prépare la numérisation de sa documentation.
- Ce que vous obtenez
- Note de recommandations : architecture du référentiel, règles et circuits, outil et archivage à long terme, trajectoire de mise en œuvre.
- Prérequis de votre côté
- Organisation et outils actuels, exigences de l'exploitant et des normes visées, volumes et typologies de documents, disponibilité des décideurs.
- Durée et charge
- 5 à 15 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Structurer la documentation d'un projet neuf. Un bureau d'ingénierie lance un projet et doit définir sa documentation sur le thème DITA. La note propose l'architecture, les règles de rédaction et les circuits, acceptés par l'exploitant avant la production des premiers documents.
Structurer une documentation technique pour le nucléaire, c'est décider d'une architecture, de règles de rédaction, de circuits de validation, d'un outil et d'une politique d'archivage à long terme. Sur ce thème, nous instruisons ces décisions avec vous, à partir de vos volumes réels et des exigences de l'exploitant et des normes applicables.
La note de recommandations compare les scénarios avec leurs coûts et leurs délais, propose une trajectoire de mise en œuvre et anticipe la préparation du démantèlement, qui exige de retrouver l'historique complet de l'installation. Elle est rédigée pour être présentée à votre direction et répond à l'objectif d'automatiser la publication multicanale pour gagner du temps, pour vos traducteurs techniques.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous reformulons la question à instruire, identifions les décideurs et les contraintes réglementaires et contractuelles, et fixons le calendrier.
Diagnostic
Entretiens, lecture documentaire et analyse des données disponibles sur le thème DITA pour établir une base factuelle partagée.
Scénarios
Nous construisons deux à quatre scénarios comparés sur les coûts, les risques, les délais et l'acceptabilité par l'exploitant et l'autorité.
Recommandation
La note argumente une trajectoire, avec ses étapes, ses responsables et ses points de contrôle, prête pour un comité de direction.
Appui à la décision
Nous présentons la note en instance et pouvons rester présents en régie pendant la mise en œuvre.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Note de recommandations : architecture du référentiel, règles, circuits, outil, archivage
- Scénarios comparés
- Trajectoire de mise en œuvre
Format et charge : forfait, 5 à 15 jours. Idéal pour : direction d'ingénierie, responsable documentation ou responsable qualité qui structure, refond ou prépare la numérisation de sa documentation. Prérequis de votre côté : organisation et outils actuels, exigences de l'exploitant et des normes visées, volumes et typologies de documents, disponibilité des décideurs.
Cas d'usage
Deux situations représentatives, anonymisées, dans lesquelles cette prestation a du sens. Les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Structurer la documentation d'un projet neuf
Un bureau d'ingénierie lance un projet et doit définir sa documentation sur le thème DITA. La note propose l'architecture, les règles de rédaction et les circuits, acceptés par l'exploitant avant la production des premiers documents.
Préparer l'archivage à long terme
Un exploitant local doit organiser l'archivage sur le thème DITA, l'industrie automobile, pour soixante ans. La note compare les options et recommande une politique d'archivage.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment se déroule une mission de conseil et que livrez-vous ?
La mission commence par un cadrage d'une à deux semaines, puis un diagnostic, la construction de scénarios comparés et une note de recommandations présentée en instance. La charge indicative est de 5 à 15 jours, au forfait. Le livrable sur le thème DITA est rédigé pour être lu par votre direction et par votre donneur d'ordre sans réinterprétation : chaque recommandation cite les exigences applicables, estime les coûts et les délais et désigne un responsable. Nous pouvons rester présents en régie pendant la mise en œuvre.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation donne à vos équipes les connaissances pour agir ; le conseil instruit une décision que vous devez prendre. Sur le thème DITA, la mission de conseil part de votre situation réelle, compare des options et recommande une trajectoire, là où la formation apporte des méthodes générales appliquées à vos cas. Lorsque la décision prise entraîne une évolution des pratiques, nous associons les deux dans un même plan, avec le même interlocuteur. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par l'exploitant.
Travaillez-vous avec nos outils de gestion documentaire ?
Oui, dans la mesure où vous pouvez nous donner accès à un environnement de formation. La formation DITA gagne beaucoup à être réalisée sur votre propre outil, avec vos modèles de documents et vos circuits de validation. À défaut, nous travaillons sur des exemples génériques et sur des exports de vos documents. Les règles de gestion documentaire propres au nucléaire, référentiel documentaire de l'exploitant, conservation longue, traçabilité des révisions et préparation du démantèlement, sont intégrées au programme quel que soit l'outil.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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